Interné public relations a tipy pre vnútrofiremnú komunikáciu

Komunikácia vnútri firmy je minimálne rovnako dôležitá ako komunikácia smerom k zákazníkom. Mnoho podnikov však vnútrofiremnej komunikácii nevenuje veľa pozornosti, prípadne sa jej nevenuje vôbec. Podľa štatistiky Workforce až 60 % spoločností nemá žiadnu dlhodobú stratégiu internej komunikácie. Tieto firmy tak prichádzajú o dôležité benefity, ktoré vyplývajú práve z venovaniu sa interným public relations (PR).

Čo je interné PR a prečo je dôležité venovať mu pozornosť

Skôr než sa dostaneme ku konkrétnym tipom, v skratke si priblížme definíciu interného PR a jeho dôležitosti. Public relations spolu s reklamou, podporou predaja a osobným predajom sú jedným zo štyroch základných nástrojov komunikačného mixu. PR delíme na vonkajšie (externé), zamerané na udržiavanie a zlepšovanie vzťahov s verejnosťou, a vnútorné (interné), zamerané na vzťahy so zamestnancami a komunikáciu voči nim.

Ciele interného PR

O dôležitosti interného PR by žiadna firma nemala pochybovať. Dokáže súčasne napĺňať hneď niekoľko cieľov, predchádza rôznym problematickým situáciám a je tiež akousi prevenciou v krízových časoch, ktorými si v nejakom období prejde väčšina spoločností.

Medzi ciele, ktoré dokáže napĺňať interné PR, môžeme zaradiť:

• zvýšenie lojality zamestnancov, resp. nižšia fluktuácia,
• zvýšenie motivácie,
• zabránenie negatívnemu postoju k zmenám vo firme,
• obojstranná spätná väzba,
• menej komunikačných šumov,
• zlepšenie reputácie spoločnosti smerom dovnútra firmy, ale aj smerom k externému prostrediu (word of mouth),
• nástroj pre komunikovanie a budovanie firemných hodnôt,
• produktívna atmosféra,
• nábor nových zamestnancov a iné.

Tipy na rôzne interné PR aktivity

Firmy majú pri tvorbe stratégie interného PR viacero možností. O tom, aký spôsob komunikácie si firma zvolí a aké kanály bude využívať, rozhoduje viacero faktorov. Sú nimi:

• veľkosť spoločnosti z pohľadu počtu zamestnancov (iné kanály môžu byť efektívne pre spoločnosť s menej ako 100 zamestnancami, iné pre spoločnosti s tisíckami zamestnancov v rôznych pobočkách, prípadne rôznych krajinách sveta);
• segment, v ktorom firma pôsobí (iné kanály a komunikáciu môžu preferovať zamestnanci napríklad v ťažkom priemysle, iné to môže byť v kreatívnej sfére);
• firemná kultúra (prevláda vo firme viac či menej formálna atmosféra a komunikácia? Aké sú hodnoty firmy? Aké sú vízie a misia firmy?);
• aktuálny stav (je firma v štandardnom zdravom chode, alebo rieši nejakú krízovú situáciu?).

Týmto faktorom, ale i ďalším, podlieha nastavenie stratégie internej komunikácie a interných PR aktivít. Ak by sme tieto faktory vôbec nezohľadňovali, nastavené aktivity by mohli byť kontraproduktívne, neefektívne a nedokázali by naplniť vyššie spomenuté ciele.

Firmy si pri tvorbe stratégie internej komunikácie môžu vyberať z veľkého spektra možností – aktivít. Pozrime sa aspoň v stručnosti na niektoré z nich:

Interný firemný newsletter

Prečo je pravidelné informovanie zamestnancov rovnako dôležité ako informovanie verejnosti a vašich zákazníkov? Až 74 % zamestnancov v prieskume Tribal Impact uviedlo, že im chýbajú firemné novinky.

Stalo sa vo firme niečo nové, o čom by mali vaši zamestnanci vedieť? Chcete upozorniť na nejakú dôležitú udalosť alebo nejaký míľnik? Oceniť niektorého z pracovníkov či celý tím? Organizujete firemnú udalosť určenú pre zamestnancov? Interný newsletter je spôsob, ako jednoduchou formou dostanete všetky podstatné informácie k vašim zamestnancom. Takýto newsletter môže mať jednoduchú grafickú podobu, podstatný je jeho obsah. Samotná príprava vám tak spravidla nezaberie viac ako 1 – 2 hodiny. Frekvencia jeho odosielania závisí od toho, ako často potrebujete tieto informácie komunikovať.

Obvykle je dobré začať frekvenciou napr. jedenkrát mesačne a v prípade potreby frekvenciu zvýšiť. Pozor však na zasielanie veľkého množstva newslettrov. Informácie sa potom môžu strácať, pričom v tom najhoršom prípade začnú byť newslettre pre ľudí otravné a prestanú ich čítať. Nájdite vhodnú frekvenciu a formu, pripravujte zaujímavý obsah, a z newslettra sa môže stať veľmi obľúbený interný informačný kanál.

Tlačený magazín pre zamestnancov (mesačník/štvrťročník/polročník)

Keď Asociácia internej komunikácie robila na Slovensku prieskum (na vzorke 257 respondentov z 249 organizácií), ukázalo sa, že tlačený newsletter alebo časopis používa 48 % z nich. 5 % organizácií časopis plánuje v blízkej dobe zaviesť.

Zaujímavosťou je, že prvý časopis pre zamestnancov vychádzal v Holandsku už v roku 1882. Tento komunikačný nástroj využil majiteľ liehovaru Jacob Cornelis van Marken. Uvedomil si, že ak chce angažovaných zamestnancov, musí im dať priestor vyjadriť sa aj v časopise. Aj to je jedna z ciest, ako pracovníkov zapojiť do firemných aktivít.

Ak má firma veľké množstvo zamestnancov, môže byť tlačený magazín veľmi vhodnou formou, ako im sprostredkovať informácie. Väčšinou ide o tlačený formát, ktorý nevychádza veľmi často. Vydávanie častejšie ako raz mesačne je skôr raritné, obyčajne ide o mesačníky, štvrťročníky a polročníky, ktoré zhrňujú dôležité firemné míľniky, prípadne ponúkajú rozhovory so zamestnancami, ale aj rôzny iný zaujímavý redakčný obsah. Pri firmách so stovkami a tisíckami zamestnancov to môže byť optimálny spôsob šírenia firemných informácií, predstavenia firemnej kultúry a noviniek z trhu. Prieskum Trade Press Services hovorí, že až 85 % zamestnancov je viac motivovaných, ak dostávajú od manažmentu pravidelné informácie o novinkách vo firme.

Na príprave obsahu by sa určite mali podieľať aj viacerí pracovníci firmy. Na Slovensku je hneď niekoľko zaujímavých príkladov, ktoré interné tlačené materiály s úspechom využívajú už niekoľko rokov. Ako inšpirácia môže za všetky poslúžiť magazín Panorama spoločnosti Slovnaft, časopis pre zamestnancov Sporka spoločnosti Slovenská sporiteľňa či Železničný semafor spoločnosti ŽSR.

Celofiremné stretnutia

Pravidelné firemné mítingy by mali byť samozrejmou súčasťou fungovania každej organizácie. Okrem štandardných pracovných aktivít je v rámci celofiremných mítingov dôležité komunikovať aj stratégiu spoločnosti.

Prieskum IBM totiž hovorí, že až 72 % zamestnancov nerozumie stratégii spoločnosti, v ktorej pracujú. Ak jej neporozumejú interní zamestnanci, ako jej môžu rozumieť zákazníci?

Firemné nástenky/tabule

Môže to znieť ako prežitok z minulosti, ale aj firemná nástenka/tabuľa je spôsobom, ako zamestnancov vnútri firmy informovať možno i v trochu menej formálnom tóne. Zároveň ponúka priestor aj pre kreativitu zamestnancov, ktorí môžu využiť voľné plochy tejto nástenky. Mala by byť na mieste, ktoré je prístupné všetkým, a obsahovať informácie, ktoré si pokojne môže prečítať aj firemná návšteva. Samozrejme, táto forma sa nebude hodiť pre každý segment či spoločnosť, ale môže komunikáciu ozvláštniť, a preto ju v rámci stratégie možno zvažovať tiež.

Výročné správy

Aj taký materiál, ako je výročná správa, nie je úplne štandardným dokumentom v spoločnostiach. Pritom je to spôsob, ako informovať celú verejnosť vrátane zamestnancov o dianí vo firme. Môže mať okrem kvalitného obsahu aj veľmi peknú grafickú podobu a obsahovať informácie, ktoré zhrňujú základné firemné fakty, výsledky spoločnosti, rozhovory, úspechy a rôzne iné informácie.

Peknou inšpiráciou sú napríklad výročné správy spoločnosti Tempest. Výročná správa tejto spoločnosti bola v minulosti ocenená aj v rámci súťaže Podnikové médium roka, ktorá po mnoho rokov vyhodnocovala rôzne slovenské firemné médiá vo viacerých kategóriách.

Firemné videá pre zamestnancov

Jedna zo štúdií hovorí, že až 75 % zamestnancov si radšej pozrie video ako text (zdroj: Ragan.com). Ak budete pripravovať stratégiu internej komunikácie, zvážte, či by na komunikáciu smerom k vašim zamestnancom nebola vhodnejšia práve táto forma obsahu. Samozrejme, zohľadňujte pri tom vaše kapacity a efektivitu. Čo môže byť obsahom videí? Napríklad informácie od riaditeľa spoločnosti či manažmentu určené zamestnancom. Ale tiež zdokumentované firemné akcie či nové fakty o spoločnosti. Veľmi vhodné môže byť spracovanie videa o histórii, cieľoch a víziách spoločnosti, ktoré by bolo určené interným zamestnancom, ale aj širokej verejnosti.

Prieskumy spokojnosti/ankety medzi zamestnancami

Spätná väzba je skvelý nástroj, ako posúvať veci k lepšiemu. Pravidelná spätná väzba je dôležitá aj vnútri firmy. Pýtajte si názory od vašich zamestnancov.

Iné možnosti komunikácie vnútri firmy

Spôsobov, ako zaujať zamestnancov firemnou komunikáciou, je mnoho. Toto je ešte niekoľko ďalších tipov:

• Firemné workshopy/tímbuildingy
• Deň otvorených dverí (pre zamestnancov a ich rodiny)
• Partnerské 1on1 diskusie s nadriadeným so spätnou väzbou
• Vzdelávacie podujatia na pôde firmy

Skôr než začnete

Komunikácia dovnútra firmy dokáže pozitívne ovplyvniť mnohé. Rozhodne to nie je nástroj, ktorému by ste sa mali venovať iba v krízových časoch. Ak ste jej doteraz nevenovali pozornosť, skôr než začnete robiť konkrétne kroky, zamyslite sa nad dlhodobou stratégiou, zvoľte vhodné kanály, prípadne si urobte prieskum. Výsledky sa môžu dostaviť veľmi rýchlo. Aj menšie, ale konkrétne kroky, ktoré v rámci vnútrofiremnej komunikácie aplikujete, dokážu naplniť vaše očakávania.