IT outsourcing umožňuje odovzdať starostlivosť o informačné technológie do rúk externého dodávateľa. Ten môže zabezpečovať širokú škálu činností, ako je správa serverov, počítačov, sieťovej infraštruktúry, ochrana dát, inventarizácia hardvéru a softvérov, nové riešenia a školenia užívateľov. Kedy by firma mala začať uvažovať o IT outsourcingu, aké sú jeho výhody, ako si vybrať správneho dodávateľa služby? Na tieto a ďalšie otázky nám odpovedal konateľ spoločnosti IT CRAB Viktor Senko, ktorý dlhé roky podniká v oblasti IT.
Externých dodávateľov využívajú firmy pri zabezpečovaní rozličných podnikateľských činností. V čom je špecifický IT outsourcing v porovnaní s outsourcingom činností v iných oblastiach?
Pokiaľ by sme hovorili o komplexnom IT outsourcingu, kedy dodávateľ preberá na seba celkovú správu IT, je to predovšetkým o previazaní vzťahov na všetkých úrovniach firmy. Nekomunikuje sa iba s vedením spoločnosti. Služba je poskytovaná každému užívateľovi, ktorý sa potrebuje obrátiť na technickú podporu. Komunikácia vtedy býva intenzívnejšia a k zákazníkom je dodávateľ bližšie. Často v takom prípade zákazník pristupuje k pracovníkom dodávateľa nie ako k externým partnerom, ale ako k interným zamestnancom. Vtedy je to štandardne aj znamenie, že vzájomná spolupráca je dobrá.
Čo najčastejšie podľa vašich skúseností odrádza firmy od toho, aby zverili svoje informačné technológie do správy inej spoločnosti?
Ako som spomínal, skutočná IT outsourcingová spolupráca je pomerne komplexná, preto je zo strany klientov prirodzené, že sa občas vynoria otázky, ktoré môžu vyvolávať obavy. A aj to je jedna z úloh poskytovateľa IT outsourcingu – tieto obavy vyvrátiť. Ak sa stane, že potencionálny zákazník nemá správne vysvetlené, čo komplexná služba bude obsahovať, ako mu poskytovateľ bude garantovať službu či ako bude riešená bezpečnosť jeho údajov, tak hlavné obavy zákazníka – možný únik dát alebo adekvátnosť ceny služby – môžu byť prekážkou pre začiatok spolupráce.
Kedy by podľa vás mala firma začať uvažovať o komplexnom IT outsourcingu?
V prvom rade vtedy, keď firma, respektíve jej zamestnanci nie sú viac schopní plniť základné potreby pre správny chod IT. Požiadavky na IT sa totiž neustále rozširujú. Okrem zabezpečenia základných potrieb treba mať na zreteli pribúdajúce nové riešenia, nariadenia, ale aj bezpečnostné riziká. V druhom rade je dobré zvážiť, či čas potrebný pre správu IT nie je efektívnejšie využiť na iné činnosti firmy, teda či z časového hľadiska nie je lepšie prenechať IT na externého dodávateľa.
Pre aké veľké firmy je IT outsourcing vhodný?
Vhodný je všade, kde vznikne potreba posunu na inú úroveň, alebo ak firma pociťuje stagnáciu v danej oblasti. Nedefinoval by som to veľkostne. Sú totiž aj startupy, ktoré vďaka outsourcingu prerástli do globálneho biznisu.
Čo konkrétne si možno predstaviť pod termínom „posun“?
Napríklad zlepšenia informačných technológií alebo systémov. Podpora pre používateľov alebo zlepšenie povedomia vo využívaní IT. Zavedenie lepších bezpečnostných štandardov či systémov, ktoré vám môžu pomôcť pracovať efektívnejšie.
Často sa hovorí, že výhodou IT outsourcingu je úspora nákladov. Je to pravda?
Závisí na uhle pohľadu. Odborníci tvrdia, že podnikateľ by vďaka outsourcingu mohol ušetriť až 50 percent nákladov oproti zamestnávaniu vlastného tímu na plný úväzok. Úspora však môže, ale aj nemusí byť jeden z hodnotiacich faktorov pri rozhodovaní. Napríklad pri malých a stredných firmách nie je úspora častokrát tým najdôležitejším a ani v krátkodobom horizonte dosiahnuteľným cieľom.
Aké iné výhody by teda mohli čerpať z takejto spolupráce malé a stredné firmy?
Prioritne vedomosti, skúsenosti a znalosti profesionálov, ktorí neustále sledujú trendy a majú aj široké portfólio skúseností pri zavádzaní inovatívnych riešení. Pri spolupráci ich môžu vždy využiť a pretaviť do svojich reálnych výhod. Napríklad prostredníctvom správnych riešení v zefektívňovaní IT procesov vedúcich k úspore času i nákladov môžu reálne zlepšiť aj svoju pozíciu na trhu. Hovorím o tom ako o konkurenčnej výhode. Svoj ušetrený čas totiž vedia potom presunúť do iných svojich nosných oblastí pre dosiahnutie lepších obchodných výsledkov. Z nich potom aj jednoducho pokryjú náklady na takúto službu.
Čiže pri výhodách nehovoríme ani tak o úspore, ako o možnosti výnosu?
Skôr by som hovoril o produktivite. Pokiaľ sa vám podarí byť vďaka podpore zo strany dodávateľa služieb v jednotlivých oblastiach firmy efektívnejší, zvýšite tak svoju produktivitu. Logickým následkom by mal byť váš rast. Výnos je až finálny produkt.
Ako si správne vybrať dodávateľa IT outsourcingu?
V prvom rade je potrebné zadefinovať potreby a očakávania firmy, potom určiť ciele a zodpovednosti dodávateľa. Mali by ste vedieť, v akých oblastiach potrebujete delegovať činnosti na externého partnera, a aké výstupy a reporty dostanete, aby ste boli schopní mať danú službu pod kontrolou. Dodávateľ by mal mať podmienky na to, aby vám vedel ponúknuť riešenia, ktoré sú dobré predovšetkým pre vás, a mal by vedieť správne vyhodnocovať vaše potreby. Všímajte si tiež referencie. Určite si treba preveriť, či daný dodávateľ má vo vašom odvetví klientov, ktorým danú službu poskytuje, a či už bol schopný naplniť ich očakávania. Pokiaľ nie ste schopní zadefinovať sami, čo vaša firma potrebuje, určite je vhodné nájsť si v prvom kroku nestranného poradcu, ktorý už má skúsenosti s riadením v oblasti IT.
Môže mať nesprávny výber dodávateľa negatívny vplyv na firmu?
Logickým protipólom k šetreniu a výnosu, ktoré som spomínal ako benefity, sú strata a prepad. Preto je výber správneho dodávateľa dôležitý. Aj stagnácia môže byť stav alebo dôsledok. Poznám prípad na Slovensku, kedy nesprávne odporučené riešenie malo pre pomerne veľkú spoločnosť fatálny následok. Ignorovanie bezpečnostných štandardov zas zapríčinilo napríklad straty dát, zneužitie identity spoločnosti, poškodenie jej mena a finančné straty.
Čo by ste na záver odporučili firmám, ktoré zvažujú IT outsourcing?
IT je priamo naviazané na fungovanie firmy. Má dosah na stav, v akom sa firma môže, či už pozitívne, alebo negatívne, ocitnúť. Preto aj hlavným cieľom IT outsourcingu by mala byť možnosť sa posunúť.
Redakcia PrinTTalk ďakuje za rozhovor.