Aké sú výhody využívania externých firiem pri zabezpečovaní rozličných podnikateľských činností? Aké oblasti sa v dnešnej dobe dajú „outsourcovať“?

Využívanie externých dodávateľov sa odborne nazýva „outsourcing“. Hlavnou výhodou je, že jednotliví špecializovaní dodávatelia sa venujú konkrétnej čiastkovej oblasti, v ktorej majú najviac vedomostí a skúseností. A podnikateľovi ostáva viac času venovať sa svojej hlavnej činnosti – tzv. „core businessu“. V skratke si možno predstaviť situáciu, keď napr. podnikateľovi (stolárovi) spravuje účtovníctvo špecializovaná účtovnícka firma.

Ak by si živnostník chcel viesť účtovníctvo sám, musel by vynaložiť veľké množstvo energie na to, aby sa naučil, ako sa má správne účtovať. Zároveň by musel priebežne vynakladať veľa času na sledovanie nevyhnutnej legislatívy (zmien v zákonoch), ktoré s účtovníctvom súvisia. Na jednej strane by mu teda nezostávalo veľa času na to, aby sa venoval svojmu hlavnému biznisu. A na strane druhej by nedokázal využiť prakticky žiadne získané informácie z oblasti účtovníctva vo vzťahu k svojim klientom.

Aké činnosti sú vhodné na outsourcovanie?

Z vyššie popísaného dôvodu podnikatelia najčastejšie siahajú po externých organizáciách v prípadoch, keď ide o špecializované činnosti. Okrem účtovníctva to bývajú napríklad aj právne služby, služby BOZP (bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci), daňové poradenstvo a ďalšie iné. Viaceré z nich predstavujú aktivity, s ktorými sa podnikateľ stretáva nepravidelne.

Ale aj pravidelne sa opakujúce aktivity má zmysel outsourcovať. Hlavnou výhodou je opäť skutočnosť, že celú „agendu“ ohľadom určitej činnosti podnikateľ deleguje na partnerskú organizáciu. Tá sa postará o to, aby všetko fungovalo tak, ako má.

Ďalšou pravidelnou aktivitou (okrem účtovníctva), ktorú podnikatelia radi outsourcujú, je napríklad správa informačných technológií. Obyčajne nie je v silách podnikateľa, aby venoval čas správe firemných počítačov a odstraňovaniu prípadných porúch či problémov.

Zamestnávať špecializovaného pracovníka (IT technika) v mnohých prípadoch nemusí byť výhodné – najmä v prípade menších podnikov nie je pravdepodobné, že by dokázali samostatného IT pracovníka naplno využiť. Navyše, za účelom skvalitňovania služieb IT oddelenia by bolo nevyhnutné vynaložiť nemalé prostriedky do vzdelávania daného zamestnanca. V porovnaní s touto situáciou môže priniesť outsourcing IT oblasti mnoho výhod – firma má k dispozícii skupinu IT špecialistov, ktorých využíva iba vtedy, keď potrebuje. Jednotlivé počítače a servery sú pod dohľadom zodpovednej organizácie.

Tá vie upozorniť na blížiaci sa termín výmeny určitého hardvéru a dokáže navrhnúť vhodnú konfiguráciu. A ak by ste boli s prácou externej organizácie nespokojní, v zásade nie je problém ju flexibilne nahradiť inou. Naproti tomu, ukončiť pracovný pomer so zamestnaným IT špecialistom môže byť neporovnateľne náročnejšie.

Zdroj: Annie Spratt/Unsplash

Ďalšou zaujímavou oblasťou sú firemné automobily. V tomto prípade sa používa pojem „operatívny lízing“. Ide prakticky o prenájom – majiteľom vozidla je lízingová spoločnosť. Táto garantuje, že podnikateľ bude mať k dispozícii určitý vozový park. Stará sa o servis zariadení, výber vhodného poistenia (povinného zmluvného i havarijného), spravuje palivové karty (takže podnikateľovi odpadá starosť o odkladanie a archiváciu bločkov za nákup pohonných hmôt), rieši poistné udalosti atď. Všetko, čo sa týka vozového parku firmy, vidí podnikateľ v pravidelnej mesačnej faktúre.

Taktiež prenájom kancelárií, skladov či prevádzkových priestorov je možné považovať za určitý druh outsourcingu. Ak totiž podnikateľ vykonáva činnosť vo vlastných priestoroch, je povinný dodržiavať príslušné predpisy. Musí ďalej investovať do nevyhnutných opráv a vo všeobecnosti sa starať o poriadok a údržbu priestorov. V prenajatých kanceláriách či halách gro týchto povinností prechádza na prenajímateľa, resp. správcu budovy, a podnikateľ sa opäť môže plne sústrediť na svoju hlavnú podnikateľskú činnosť.

Čo všetko sa dá outsourcovať?

Výpočet rôznych činností ešte zďaleka nekončí. Prakticky pre akúkoľvek činnosť dokážete nájsť nejakého obchodného partnera. Z tých menej častých oblastí možno spomenúť prenájom tlačiarní/kopírok. Existujú externé organizácie, ktoré sa zameriavajú práve na túto činnosť. Vyberú pre podnikateľa vhodné zariadenie, starajú sa o údržbu (aby mali pracovníci vždy dostatok papiera/toneru) a mesačne pošlú podnikateľovi faktúru, ktorej výšku ovplyvňuje najmä počet vytlačených strán.

K dispozícii sú aj prenajímatelia kávovarov či pitnej vody. Ak sa nechcete starať o to, aký stroj majú mať milovníci kávy z radov vašich zamestnancov k dispozícii, môžete túto starosť zveriť externej organizácii. Za mesačný poplatok vám prenajme kvalitný kávovar a zabezpečuje dostatočnú zásobu kávy. A to isté platí aj v prípade pitnej vody (napr. ak nemáte k dispozícii vodovod).

Zdroj: Soner Köse/Pixabay

Svojho špeciálneho dodávateľa môžete mať aj v prípade nákupov kancelárskych potrieb. Niektoré z týchto spoločností vedia dokonca automaticky rozdeliť nakupované položky do dvoch faktúr. Jedna obsahuje položky, ktoré sú daňovými výdavkami, a druhá pozostáva z nákupov (napr. občerstvenia), ktoré spravidla nie sú daňovo uznateľné.

Problémy s neplatičmi môžete vyriešiť spoluprácou s externou firmou, ktorá sleduje problémové pohľadávky. Taktiež komunikuje s dlžníkmi a vie zabezpečiť vhodnú zmluvnú ochranu podnikateľa v prípade obchodných partnerov, ktorí majú problémy s platobnou schopnosťou.

Ak napríklad tlačíte rôzne druhy materiálov a nie ste si istí, na ktorú konkrétnu tlačiareň sa máte pri tej-ktorej tlačovine obrátiť, môžete siahnuť po špecializovanej polygrafickej spoločnosti. Tá dokáže na každú vašu požiadavku nájsť vhodného dodávateľa a zabezpečiť tlač podľa zvolených preferencií.

Zdroj: Pexels

Outsourcovať sa dá aj samotné vedenie spoločnosti. Táto služba existuje predovšetkým v zahraničí, avšak prvé lastovičky sa objavujú už aj u nás. Externá organizácia v tomto prípade zabezpečuje všetky činnosti, ktoré spadajú napríklad do kompetencií výkonného riaditeľa firmy. Výhodou pre majiteľov firiem je najmä to, že získajú do vedenia svojho podniku kompetentnú a skúsenú osobu, ktorú by si nemohli za iných okolností dovoliť zamestnať na plný úväzok. A takáto spolupráca môže potiahnuť celú firmu na novú úroveň (prípadne odvrátiť hroziacu krízu).

Šetrenie financií, alebo času?

Na využívanie outsourcingu zrejme podnikateľ potrebuje mať nastavené určité myslenie. Napríklad by sa mal zbaviť obavy z toho, že iný subjekt „vpustí do svojej kuchyne“. Táto obava býva u viacerých podnikateľov bežná, no skúsenosti omnoho väčšieho počtu úspešných podnikateľov hovoria jednoznačne v prospech outsourcingu. Partnerská organizácia s dobrými referenciami oveľa radšej využije spoluprácu s úspešným podnikateľom na to, aby rozvíjala svoj hlavný biznis, namiesto toho, aby sa snažila zneužiť získané informácie v prospech vstupu do nového (z jej pohľadu) rizikového projektu.

Ďalšou bariérou pre využívanie outsourcingu sa môžu zdať financie. Je zrejmé, že ide o službu, ktorá niečo stojí. Špecializácia externých dodávateľov do istej miery znižuje prácnosť a s tým súvisiace náklady – šikovnej účtovníčke zaberie neporovnateľne kratší čas, kým zaúčtuje doklady za určitý mesiac, než by to trvalo vám.

Využívanie externého dodávateľa ale nebude zadarmo. Stále však platí, že primárnym prínosom má byť ušetrený čas a energia, ktorú podnikateľ môže plne sústrediť na aktivity, ktoré mu prinesú omnoho vyšší efekt, než to, že ušetril na nákladoch spojených s využívaním služieb externých dodávateľov.

.